Aannemersplanning in Salesforce Field Service: zo houd je overzicht, toegang en uitvoering beheersbaar
Richt je proces en systeem in op hoe je in de praktijk met aannemers werkt
Om aannemersplanning goed te organiseren, moet je kijken naar hoe de organisatie in de praktijk samenwerkt met aannemers. Het systeem moet aansluiten op de eisen die vanuit die samenwerking gelden. Dat gaat bijvoorbeeld over de informatievoorziening, maar ook over hoe aannemers werken en welk materieel zij zelf meenemen.
-
Zorg dat de informatievoorziening ook voor extern personeel op orde is
We zien vaak dat de informatievoorziening voor intern personeel goed op orde is, terwijl dat voor extern personeel minder het geval is. Denk bijvoorbeeld aan het inzicht in welke ploeg of medewerker een taak daadwerkelijk heeft uitgevoerd. Die informatie is belangrijk als je beter wilt sturen op de planning en wilt weten welke competenties aanwezig zijn en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Dat geldt ook voor de informatievoorziening richting klanten. Je wilt er zeker van zijn dat klanten dezelfde service ontvangen, ongeacht of een opdracht door een aannemer of door intern personeel wordt uitgevoerd.
-
Sluit aan op de werkwijze van aannemers
Als een aannemer gewend is om in ploegen te werken, terwijl eigen personeel individueel aan opdrachten werkt, wil je dat het systeem op beide werkwijzen aansluit.
Voert een aannemer een opdracht vanuit een ploeg uit, dan wil je kunnen borgen dat de verschillende medewerkers binnen die ploeg samen over de benodigde kwalificaties beschikken.
-
Borg ook het benodigde materieel
Ook materieel kan onderdeel zijn van die werkwijze. Als een aannemer zelf verantwoordelijk is voor het meenemen van bepaald materieel voor een opdracht, wil je dat ook goed in het systeem kunnen borgen.
Zeker in een omgeving waar veiligheid en kwaliteit zwaar wegen en technische kennis nodig is, wil je dat deze eisen vanuit de praktijk goed in het systeem zijn geborgd.
Richt toegang en onboarding schaalbaar in
Hetzelfde geldt voor het beheer rond aannemers. Zolang de aantallen beperkt zijn, kunnen handmatige acties werkbaar lijken. Maar als er steeds meer gebruikers en ploegen bijkomen, wordt die werkwijze al snel kwetsbaar. Dan wordt het belangrijk om toegang en onboarding goed te structureren.
-
Geef alleen toegang tot wat relevant is
Een belangrijk uitgangspunt is dat interne medewerkers en externe aannemers veilig binnen hetzelfde platform kunnen werken.
Gebruikers moeten daarbij alleen toegang hebben tot de informatie die relevant is voor hun werkzaamheden. Externe partijen werken doorgaans binnen hun eigen organisatorische context. Daarbinnen hebben zij hun eigen medewerkers en teams, met eigen verantwoordelijkheidsgebieden.
-
Structureer on- en offboarding
In veel gevallen zien we dat het beheer rond aannemers, inclusief de datatoegang, nog handmatig wordt uitgevoerd door de inhurende organisatie.
Nieuwe planningstools bieden de mogelijkheid om deze processen beter te structureren, zodat ze ook bij grotere aantallen werkbaar blijven. Ook de aannemer zelf kan daarin een rol spelen, bijvoorbeeld bij het aanmelden van nieuwe medewerkers en ploegen via portalen of integraties.
Door het on- en offboardingproces van medewerkers en ploegen te structureren en datatoegang en goedkeuring te automatiseren, wordt de organisatie minder afhankelijk van losse handmatige acties.
Wat levert een goed ingericht aannemersproces op?
Als het aannemersproces goed is ingericht, wordt het effect daarvan zichtbaar in de dagelijkse operatie.
-
Meer overzicht in de inzet van aannemers
Aannemers krijgen toegang tot de informatie die ze nodig hebben om hun werk goed te doen. Interne teams houden controle over rechten, data en planningsregels.
Tegelijkertijd krijgt de organisatie beter inzicht in wie waar werkt, welke competenties aanwezig zijn en welke ploegen beschikbaar zijn voor specifieke opdrachten.
-
Dezelfde informatievoorziening richting klant
Een goed ingericht aannemersproces zorgt daarnaast voor dezelfde informatievoorziening richting de interne organisatie en richting klanten. Zo kan een organisatie ook bij de inzet van aannemers de gewenste klanttevredenheid blijven realiseren.
Conclusie
Een goed aannemersproces draait niet alleen om wat je in Salesforce inricht. Het proces zelf moet goed ingericht zijn en de data moet op orde zijn. Automatisering kan vervolgens helpen om de afhankelijkheid van losse handmatige acties te verkleinen.
Als die inrichting aansluit op de manier waarop je in de praktijk met aannemers werkt, wordt aannemersplanning mogelijk in het systeem en werkbaar in de praktijk.